فرآيند کلی تامين کالا

فرایند تامین کالا از ارسال سفارش خرید (Purchase Order) از واحد فروش به واحد بازرگانی (SCM) شروع می شود. در واحد بازرگانی با توجه به سفارش خرید، تامین کننده مربوط به آن تعیین و نوع خرید داخلی یا خارجی مشخص می شود. این فرایند در بخش تهیه سفارش خرید شرح داده شده است. خرید داخلی از صنایع گلدیران که تولیدکننده LCD, Plasma, CRT می باشد انجام می شود. خرید خارجی از LG Electronics تولید کننده لوازم دیجیتال خانگی و دیگر تامین کننده های خارجی انجام می شود.

• توجه: در ادامه تنها خرید خارجی از LGE تشریح شده است. پس از آن سفارش خرید کنترل و اصلاح می شود. در این فرایند هزینه سفارش، نحوه تخصیص اعتبار به آن و شرایط پروفرما تعیین می شود که در بخش کنترل و اصلاح سفارش به آن پرداخته شده است. بعد از تهیه سفارش خرید اصلاح شده در واحد بازرگانی، نوع خرید مشخص می شود که یا به صورت L/C و یا به صورت O/A خواهد بود. جزئیات این فرایند در بخش خرید خارجی آمده است. در این مرحله که خرید انجام شده است، تامین کننده کالا را تولید و یا از انبار به بندر ارسال می کند، سپس کالا در بندر بارگیری شده و با کشتی به بنادر ایران (اکثرا بندر بوشهر) و از آنجا به گمرک حمل می شود. پس از آن نوبت به ترخیص کالا از گمرک توسط واحد ترخیص و حمل به انبارهای مقصد می رسد که می تواند انبار گلدیران در تهران و یا انبارهای نمایندگان شهرستانها باشد. جزئیات این فرایند در بخش ترخیص و حمل کالا به انبار آورده شده است.

تهيه سفارش خريد

سالانه در جلسه ای که در ماه Oct/Nov انجام می شود بین LG و مدیریت ارشد گلدیران توافق کلی بر سر مقدار خرید سال آینده انجام می شود که به آن Annual Total Order Plan می گوییم. اول هر سال میلادی در ماه ژانویه نیز جلسه ای با حضور LG، کمیته خرید گلدیران، و کارشناسان خرید انجام می شود که در آن معرفی محصولات جدید، چانه زنی بر سر قیمت و Annual Detailed Order Plan مشخص می شود که شامل برنامه خرید سالیانه به تفکیک کالا و تعداد می باشد. در این جلسه اطلاعات تکنیکی مربوط به کالاها و بسته بندی آنها نیز مشخص می شود.

• کمیته خرید شامل افرادی از بخش های فروش، بازرگانی، استراتژی، بازاریابی، خدمات، مالی، و دفتر تهران LG می باشد. هر 3 ماه یکبار جلسه ای با حضور کمیته خرید انجام می شود تا Roadmap محصولات جدید و اصلاح Order Plan صورت پذیرد. در این جلسه همچنین قیمت FOB (قیمت خرید در مبدا) نهایی می شود. کارشناس برنامه ریزی فروش بر اساس Order Plan، فروش ماههای گذشته، پیش بینی فروش 3 ماه آینده و موجودی کنونی، برگ سفارش خرید (Purchase Order) را تهیه می کند که به تایید مدیریت فروش و مدیریت ارشد هم می رسد. در این سفارش تاریخ تحویل کالا (Lead Time) پیش بینی شده است و تعداد سفارش هر کالا بر اساس Stuffing آن کالا می باشد.
• به ظرفیت یک کانتینر (Container) برای هر کالا Stuffing آن کالا گویند. سپس کارشناس برنامه ریزی فروش، برگ سفارش خرید را برای کارشناس خرید در واحد بازرگانی ارسال می کند. همچنین نسخه ای از این سفارش برای حسابداری جهت اطلاع و بایگانی ارسال می شود.  

کنترل و اصلاح سفارشات خارجی

کارشناس خرید برگ سفارش خرید را که از واحد فروش دریافت کرده از نظر هماهنگی با Order Plan و موجودی فعلی در گزارش PSI، هماهنگی تعداد کالا با اطلاعات Stuffing و درستی مدل ها و قیمت ها کنترل می کند. کارشناس خرید در صورت وجود عدم هماهنگی در سفارش به واحد فروش اعلام می کند. واحد فروش پس از اصلاح درخواست خرید، آن را دوباره برای کارشناس خرید می فرستد. پس از تایید سفارش، کارشناس خرید نتیجه این بررسی را به مدیر سفارشات خارجی گزارش می دهد. مدیر سفارشات بر اساس برگ درخواست خرید هزینه تقریبی سفارش را محاسبه می کند. همچنین واحد اعتبارات، شرایط اعتبارات را به مدیر سفارشات خارجی اعلام می کند.

• شرایط اعتبارات شامل سقف اعتبار L/C در بانکهای ایران و دبی و سقف اعتبار O/A می باشد. مدیر سفارشات بر اساس شرایط اعتبارات، نوع کالا و هزینه سفارش، در مورد نوع خرید تصمیم گیری می کند. خرید خارجی به یکی از روش های زیر انجام می شود:
• خرید به روش Open Account Contract یا قرارداد O/A: که به صورت مدت دار معمولا 120 روزه (Usance) و اعتبار نزد LG می باشد. سقف اعتبار OA، 100 Mil $ می باشد.
• خرید به روش LC (Letter of Credit) که خود بر دو نوع است:
  • Usance: خرید به صورت مدت دار معمولا 90 روزه و اعتبار نزد بانک می باشد. این نوع خرید بیشتر در تهران انجام می شود، چون سقف اعتبار در دبی پایین است.
  • Sight: خرید به صورت نقدی می باشد. این نوع خرید بیشتر در دفتر دبی انجام می شود. عملیات بانکی در دفتر دبی سریعتر از تهران انجام می شود.
• مدیر سفارشات برای خرید به روش LC، شرایط پروفرما (Proforma Conditions) و برای خرید به روش OA، شرایط قرارداد OA (O/A Contract Conditions) را به کارشناس خرید اعلام می کند. این شرایط مشخص می کند که خرید به کدام روش انجام می شود.
• کارشناس خرید شرایط پروفرما یا قرارداد OA را به همراه سفارش خرید خارجی در فایل Excel آماده می کند تا برای LG ارسال کند.

کارشناس خرید شرایط پروفرما یا قرارداد OA را به همراه سفارش خرید برای LG ارسال می کند. ال جی بر اساس این اطلاعات، (PI) Proforma Invoice یا O/A Contract صادر و برای کارشناس خرید ارسال می کند. کارشناس خرید PI یا قرارداد OA را بررسی کرده و در صورت یافتن عدم تطابق با سفارش خرید به LG اعلام می کند تا آن را اصلاح نماید.

• توجه: فرایند اصلاح (Revise) ممکن است چندین بار تکرار شود مثلا برای اصلاح نام شرکت خریدار یا نوع پرداخت (Terms of Payment) پس از اینکه PI یا OA Contract نهایی شد برای مدیریت ارشد ارسال می شود. مدیریت ارشد اگر قرارداد OA باشد آن را امضا می کند و اگر پروفرما باشد آن را تایید می کند. پس از تایید، اطلاعات پروفرما یا قرارداد OA که شامل لیست محصولات، قیمت ها و نحوه پرداخت و ارسال آنها می باشد توسط مسؤول تفکیک و بایگانی اسناد در واحد بازرگانی، در فایل Direct ثبت می شود. همچنین نسخه ای برای واحدهای مالی و اعتبارات ارسال می گردد.
• فایل Direct، یک فایل Excel است که واحد بازرگانی برای ثبت اطلاعات مربوط به فرایند تامین کالا از آن استفاده می کند. پس از دریافت PI یا OA در اعتبارات بسته به نوع خرید یکی از حالت های زیر رخ می دهد:
• O/A Contract: زمان سررسید OA به مالی اعلام می شود تا در آن زمان پرداخت انجام شود.
• LC Sight یا LC Usance که در دبی گشوده می شود: PI به دفتر دبی ارسال و خرید در آنجا انجام می شود. بعدا اسناد حمل از دفتر دبی به تهران برای ترخیص کالا ارسال می شود. همچنین زمان سررسید LC به مالی اعلام می شود تا در آن زمان پرداخت انجام شود.
• LC Usance که در تهران گشوده می شود: فرایند گشایش LC به صورت زیر انجام می شود. مدیر سفارشات خارجی بر اساس برنامه زمانبندی حرکت کشتی ها (Schedule of Voyages) که از کشتیرانی IRISL دریافت می کند، تاریخ گشایش LC را به اعتبارات اعلام می کند. واحد مالی نیز با توجه به بانک گشاینده LC مبلغ پیش پرداخت (حداقل %10) را به حساب واریز و به اعتبارات اعلام می کند. واحد اعتبارات درخواست گشایش LC را به همراه PI، تعهدنامه، بیمه نامه، و ضمانت نامه به بانک ارائه می دهد. بانک بر اساس تاریخ درخواست، LC را صادر می کند که تا 2 ماه اعتبار دارد و تاریخ سررسید پرداخت آن معمولا 90 روز پس از معامله اسناد میباشد.
• معامله اسناد (Negotiation Date) زمانی است که اسناد حمل توسط بانک دریافت می شود.
• صدور LC به معنای ارسال سند SWIFT LC از بانک ایران به بانک کره از طریق شبکه بین المللی بین بانکی (SWIFT) می باشد.
• اعتبارات کپی سند SWIFT را از بانک گرفته و به کارشناس خرید می دهد و کارشناس خرید برای LG ارسال میکند. ال جی سند SWIFT دریافتی را به بانک کره می برد تا بانک تایید کند که اصل سند به دستش رسیده است یا نه. پس از تایید نهایی LC از سوی LG فرایند گشایش LC به پایان می رسد. پس از صدور LC، در صورت یافتن هر گونه مغایرت در آن (مثل اشتباه در مدل کالاها)، واحد اعتبارات از بانک درخواست اصلاحیه می کند و بانک اصلاحیه LC (LC Amendment) را به بانک کره از طریق SWIFT ارسال می کند. اعتبارات دوباره کپی سند اصلاحیه LC (LC Amendment Document) را از بانک گرفته و به کارشناس خرید می دهد و کارشناس خرید برای LG ارسال می کند.